Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» — краткое содержание

В книге Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» представлено огромное количество рекомендаций на тему того, как привести в порядок свои дела, используя особую технологию под названием «GTD» (Getting Things Done). Представленная методика направлена на то чтобы помогать человеку справляться с потоком дел на работе и в личной жизни.

Методика «GTD» является результатом двадцатилетней работы Дэвида Аллена, а её эффективность и действенность оценена уже не одним поколением менеджеров, как за рубежом, так и в России.

В этой книге вы найдёте всю необходимую информацию о том, как работать много, хорошо и с удовольствием, как заниматься сбором и обработкой информации, как мгновенно определяться с нужным действием, осуществлять планирование и контроль работы, выделять главное и второстепенное и при всём этом сохранять ясное сознание и упорядоченное мышление.

О Дэвиде Аллене

Дэвид Аллен – известный специалист по личной продуктивности и эффективности, автор методики «GTD», руководитель консалтинговой компании «David Allen Company», работающей с организациями «The World Bank», «New York Life», «Ford Foundation» и другими. Дэвид Аллен проводит авторские тренинги во многих странах мира, а его статьи печатаются такими изданиями как «New York Times», «Wall Street Journal», «Los Angeles Times» и т.д.

Наверняка вам будет интересно узнать, что работа «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была переведена на пятнадцать языков и стала лучшей книгой по бизнесу по версии журнала «Time». Автор при помощи своей методики помог миллионам людей справиться с огромным потоком всевозможных дел.

Краткое содержание книги

В начале книги вы найдёте информацию об авторе, благодарность автора и предисловие. Книга представлена тремя частями, состоящими из тринадцати глав в общей сложности. Первая часть посвящена искусству получения результата, вторая – получению результатов без стресса, а третья – ключевым принципам системы автора.

Несомненно, книга Дэвида Аллена достойна пристального внимания и углублённого изучения. И, хотя передавать детальное содержание каждой части и главы вне нашей компетенции (гораздо лучше это сделает сам автор), мы всё же хотели бы рассказать вам о некоторых интересных идеях из книги.

1

Принцип методики «Getting Things Done»

Базовым принципом методики GTD является то, что человек должен перестать фиксировать в своём мозге списки текущих задач. Чтобы это сделать, необходимо «вывести» эти списки на какой-то внешний носитель. Переставая удерживать в себе эту информацию, мозг больше не беспокоится, и концентрируется на выполнении важных задач.

2

Искусство получать результат

Всё, что вас беспокоит, вы должны оформить в конкретную систему, к которой вы будете систематически возвращаться с целью упорядочивания содержимого. Вам требуется понять, в чём заключается задача, и определиться с тем, как она может быть решена. После этого необходимо внести в свою систему данные о действиях, которые вы решили выполнять.

3

Пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Выполнение любой работы состоит из пяти этапов:

• Сбор воедино всех проблем, которые занимают наше внимание
• Уяснение сути проблем и определение шагов для их решения
• Организация результатов
• Разработка альтернативных вариантов
• Разработка программы действий

4

Условия эффективного сбора информации

Всего существует три главных условия:

• Все незамкнутые циклы необходимо «перенести» из головы на внешний накопитель – в систему сбора данных
• Необходимо использовать наименьшее количество «ёмкостей», в которые собирается информация
• Необходимо систематически освобождать место для новой информации

5

Планирование

Мысли о больших делах заставляют двигаться мелкие дела. Контроль ситуации зиждется на чётко сформулированных результатах и первостепенных действиях, а также напоминаниях, которые объединены в эффективную систему. Детальные планы позволяют разрешать сложные ситуации.

6

Цель

Если у вас есть чёткая цель, значит, у вас в руках есть всё, что нужно для реализации своих планов; если же цель размыта, то вы никогда не сможете победить. Благодаря вопросу «Зачем?» вы имеете возможность распределять ресурсы, расставлять приоритеты и создавать мотивацию. Простые и чёткие цели есть начало сложных и разумных действий.

7

Идея

Ещё один важный вопрос – это вопрос «Как?». Когда вас начинают посещать идеи, происходит это, как правило, в произвольном порядке. Чтобы мышление стало более продуктивным и производительным, записывайте или фиксируйте свои идеи на каком-либо внешнем носителе.

8

Организация рабочего пространства

Важно подготавливать и организовывать своё рабочее пространство – это поможет снизить ваше подсознательное сопротивление к необходимости решать обыденные проблемы, а также пробудит в вас интерес к таковым. Главными элементами рабочего пространства являются рабочий стол и место для почты.

9

Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

Перед обработкой сведений их следует собрать в одно целое. Все незавершённые дела и предстоящие задачи нужно помещать в папку «Входящие». Если вы считаете, что что-то можно просто выкинуть в мусорный бак, так и поступите. Основной целью сбора информации является максимально быстрое помещение материалов в общую корзину, чтобы грамотно «окопаться и наметить линию фронта».

10

Обработка информации: опустошение корзины

Запомните следующе правила:

• Проблемы должны обрабатываться по порядку
• Проблемы должны обрабатываться по одной
• Проблемы должны обрабатываться с одинаковой тщательностью

Если эти правила будут нарушаться, вам не избежать проблем, которые вы оставите без внимания.

11

Справочные материалы

Многое из того, что вы найдёте в общей корзине, не будет требовать от вас активных действий, но будет обладать потенциальной полезностью. Если вы увидели нечто, что хотели бы сохранить, сделайте ярлык, прикрепите его к этому «нечто» и отправьте в ящик. Если же документ можно оставить без внимания, выбросьте его.

12

Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Всего можно выделить семь типов материала, который подлежит отслеживанию и контролю с организационной точки зрения:

• Списки проектов
• Сопутствующие материалы к проектам
• Информация из календаря (сведения, действия и т.д.)
• Списки первоочередных шагов
• Списки ожиданий
• Справочные материалы
• Списки возможных в перспективе идей

Каждая из категорий должна иметь свои визуальные, физические и психологические границы.

13

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Вы должны организовывать свою деятельность и систему так, чтобы иметь представление о любых вариантах действий, когда это нужно. Как правило, просмотреть все проблемы можно всего за несколько секунд, но это возможно только в случае, когда вы изучаете нужные списки дел в нужное время.

14

Разберитесь с неприкаянными бумагами

Найдите все ненужные клочки бумаги, чеки и квитанции, которые завалялись в недрах рабочего стола, на полках, в ящиках, в карманах и т.д. Сложите всё, что вы нашли, и поместите в общую корзину для обработки.

15

Обработайте свои записи

Изучите все записи своего учётного журнала, записки в блокноте, заметки на листах и распределите их все по конкретным категориям. Категории могут быть следующими:

• Документы, которые требуют активного вмешательства
• Проекты
• Ожидания
• События календаря
• Возможные в перспективе идеи

16

Упорядочьте любые справочные записи и материалы

Вы должны распределить все материалы на требующие прочтения и требующие просмотра. Затем посмотрите на события в календаре, которые должны произойти. После определите действия, которые касаются подготовки и организации будущих мероприятий.

17

Выбросьте всё из головы

Необходимо записать все новые проекты, предстоящие действия, шаги и ожидания, которые ещё не были зафиксированы. Как только это сделано, нужно пересмотреть перечни проектов, оценить состояние их готовности и убедиться в том, что в имеющейся системе есть хотя бы одно действие по каждому из проектов и замыслов.

18

Пересмотрите списки дальнейших действий

Выделите время на отметку выполненных действий, убедитесь, что есть напоминания о следующих шагах, пересмотрите список ожиданий, зафиксируйте все действия, которые требуют отслеживания.

19

Подходите к делу творчески и действуйте решительно

Подумайте о том, нет ли у вас каких бы то ни было новых необычных идей, пускай даже самых сумасшедших, но которыми можно было бы дополнить свою систему? Производите такой обзор каждую неделю – формируйте полезные привычки, создавайте условия и подготавливайте инструментарий.

Напоследок

Всегда старайтесь помнить о том, что нет большего наслаждения в жизни, нежели то, которое испытываешь, преодолевая трудности, достигая успехов, желая чего-то нового и претворяя это в жизнь.

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» способна помочь любому человек стать полноценным хозяином своей жизни.

Читать Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса — Аллен Дэвид — Страница 1

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Revised Edition

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© David Allen, 2001, 2015

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

* * *

GTD – новый вид единоборств

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности – полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги – это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, – не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Дмитрий Иншаков,

глава представительства Getting Things Done® в России

www.gtdrussia.ru

Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе

Предисловие автора к новому изданию

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной принципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда космонавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба.

Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги. В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD [1], читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

Что нового

Есть несколько ключевых областей из разряда «нового», которые повлияли на пересмотр содержания.

Развитие цифровых технологий

Справедливость закона Мура (способность к обработке цифровой информации увеличивается экспоненциально с течением времени), равно как и социальные и культурные последствия все более тесной интеграции цифрового мира в нашу повседневную жизнь, не перестает удивлять, восхищать и даже озадачивать нас. Однако поскольку методология Getting Things Done в первую очередь имеет дело с содержанием и значением того, чем нам нужно управлять, будь то цифровой формат или бумажный, развитие технологий практически не затрагивает сути методологии. Просьба, полученная по электронной почте, с точки зрения того, как вы будете ее выполнять, фактически ничем не отличается от устной просьбы об услуге.

Читать онлайн «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса [=Как разобраться с делами]» автора Аллен Дэвид — RuLit

Дэвид Аллен
Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он — ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид — президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн — профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами — кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Дэвид Аллен — Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса » MYBRARY: Электронная библиотека деловой и учебной литературы. Читаем онлайн.

Любому современному человеку не хватает времени, все жалуются на собственную неорганизованность — то забудешь о важном совещании, то опоздаешь, то вовремя не позвонишь по телефону. Из-за этого портятся отношения с коллегами и друзьями, рушатся планы, ухудшается самочувствие. Чем человек организованнее, тем ему проще управлять работой, домашними делами и жизнью в целом.

Организованность — это не врожденная способность, а навык, которому можно научиться. В своей книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, правильно ставить цели и определять приоритеты, повысить личную организованность, планировать и экономить время.

Книга рассчитана на широкую читательскую аудиторию, но в первую очередь заинтересует тех читателей, которые страдают от чрезмерных нагрузок на работе.

Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Посвящается Кэтрин, моему замечательному партнеру в жизни и в работе

Дэвид Аллен по праву считается одним из самых влиятельных теоретиков продуктивности. Он — ведущий докладчик и фасилитатор таких организаций, как журнал New York Life, Мировой банк, Фонд Форда, L.L. Bean и ВМС США. Дэвид проводит мастер-классы по вопросам продуктивности для частных лиц и организаций по всем США. Кроме того, Дэвид — президент David Allen Company и в течение более чем двадцати лет работает консультантом по менеджменту и персональным тренером менеджеров высшего звена. Его статьи публикуются в Fast Company, Fortune, Los-Angeles Times, New York Times, Wall Street Journal и других популярных изданиях. Книга «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» была издана в двенадцати странах мира. Дэвид Аллен живет в городе Оджаи, Калифорния.

Благодарность автора

Многие учителя, партнеры, коллеги, сотрудники и друзья за долгие годы помогли мне осознать и разработать принципы, описанные в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса». Джордж Мэйер, Майкл Букбайндер, Тед Дрейк, Дин Ачесон и Рассел Бишоп сыграли ключевые роли на пути моего личностного и профессионального развития. Рон Медвед, Салли Мак-Ги, Лесли Бойер, Том Бойер, Пэм Тэррэнтайн и Келли Форристер также внесли свой вклад в мою работу по мере ее выполнения.

К тому же, десятки тысяч клиентов и участников семинаров помогли проверить и отшлифовать описанные в книге модели. Особая благодарность стратегам-руководителям, которые вовремя осознали значение изложенного материала для изменения корпоративной культуры своих компаний и предоставили мне возможность сделать это: в частности, спасибо Майклу Винстону, Бену Кэннону, Сьюзан Валасковиц, Патрисии Карлайл, Мэнни Бергер, Кароле Эндикотт, Кларе Штучински и Элиоту Келману. Административная и моральная поддержка, которую долгие годы оказывали мне Шар Канан и Андра Карассо, была просто бесценной.

Эта книга никогда бы не приобрела свой нынешний вид без неоценимых усилий и советов Тома Хагана, Джона и Лоры Мак-Брайд, Стива Льюерса, Доу Кувер, Грега Стайклезера, Стива Шалла и Мэриан Бейтман. Поистине велика заслуга моего редактора, Джанет Голдстейн — профессионала в своем деле и терпеливого наставника в искусстве и ремесле написания книг.

Наконец, сердечно благодарю своего духовного наставника, Джей-Ар, за его неоценимые советы и постоянные напоминания об истинных приоритетах, а также мою замечательную супругу Кэтрин за доверие, любовь, усердие и красоту, которыми она наполнила мою жизнь.

Добро пожаловать на страницы книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса»

Перед вами — кладезь стратегий и принципов. Вы найдете в себе новые силы, научитесь сохранять спокойствие и будете справляться с делами намного эффективнее, затрачивая значительно меньше усилий. Умение справляться с делами и успешно выполнять поставленные задачи немаловажно, но при этом вам лично не должно мешать получать от жизни удовольствие, которое кажется почти или даже вовсе недоступным во время усердной работы. Впрочем, речь не идет о выборе «или-или»: поверьте, можно эффективно работать и при этом жить в свое удовольствие в мире повседневных забот.

Результативность — один из наиболее важных аспектов работы. Возможно, то, чем вы занимаетесь, действительно важно, интересно или полезно, а возможно, это не так, но работу надо выполнять в любом случае. В первом случае, как правило, хочется получить максимальную отдачу от затрачиваемых времени и сил. Во втором — как можно скорее взяться за новое дело, не оставляя «хвостов».

Искусство расслаблять сознание и способность освобождать его от всех забот и переживаний, вероятно, является одним из величайших секретов великих людей.

Капитан Дж. А. Хетфилд

И что бы вы ни делали, вам, вероятно, хотелось бы спокойнее воспринимать происходящее и испытывать уверенность в том, что в данный момент вы должны заниматься именно тем, чем занимаетесь. Независимо от того, что вы делаете: пьете пиво с коллегами после работы, любуетесь среди ночи своим спящим в колыбели малышом, отвечаете на электронное сообщение или перекидываетесь парой слов с клиентом после официальной встречи, вам нужна уверенность в том, что именно этим вам следует заниматься в данный момент.

Работая над этой книгой, я ставил перед собой цель научить вас работать максимально эффективно и расслабляться, как только вы этого захотите или почувствуете такую потребность.

Я, как и многие из вас, долгое время искал ответы на вопросы: что делать, когда и как. И теперь, спустя двадцать с лишним лет, потраченных на разработку и внедрение новых методов повышения индивидуальной и организационной продуктивности, после многих исследований и попыток самосовершенствоваться, я могу с уверенностью заявить, что единого универсального решения не существует. Никакие компьютерные программы, семинары, персональные планировщики и утверждения личной миссии не смогут упростить ваш рабочий день и не станут принимать за вас решения день ото дня, каждую неделю и всю вашу жизнь. Более того, как только вы найдете способ повысить продуктивность своей работы и упростить процесс принятия решений хотя бы на один уровень, перед вами откроется новый круг обязанностей и творческих целей, для достижения которых уже нельзя будет воспользоваться некоторой простой формулой.

Но, несмотря на отсутствие каких-либо простых средств, позволяющих довести до совершенства личную организованность и продуктивность, мы можем предпринять определенные шаги для их повышения. Год от года в ходе работы над собой я находил все более глубокие и важные вещи, на которых стоило сосредоточить внимание, идеи, о которых стоило задуматься, и дела, которыми стоило заниматься. Я нашел простые процессы, позволяющие существенно повысить способность человека творчески и конструктивно подходить к мирским заботам, освоить которые под силу каждому.

Эта книга — итог более чем двадцатилетней работы, посвященной исследованию индивидуальной продуктивности. Это руководство по максимизации результатов и минимизации затрат в мире, где работа с каждым днем становится все более объемной и требует решения многочисленных спорных вопросов. Я провел много часов, обучая людей «на передовой» — на рабочих местах, — помогая им обрабатывать и упорядочивать текущие задачи. Открытые мною методы доказали свою эффективность в самых разных организациях, во всех сферах деятельности, в разных культурных средах, даже в школе и дома. Спустя двадцать лет подготовки и обучения самых опытных и продуктивных работников, я понял, что мир нуждается в моих методах.

искусство продуктивности без стресса – читать онлайн полностью – ЛитРес

David Allen

Getting Things Done

The Art of Stress-Free Productivity

Revised Edition

Издано с разрешения: Penguin Books, an imprint of Penguin Publishing Group, a division of Penguin Random House LLC и Andrew Nurnberg Literary Agency

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© David Allen, 2001, 2015

© Издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2016

* * *

GTD – новый вид единоборств

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

GTD учит не управлению временем, а управлению своим сознанием. Система позволяет достичь состояния высокой продуктивности – полной включенности в процесс, очень похожего на состояние потока у мастеров боевых искусств. Не случайно сам Дэвид имеет черный пояс по карате и не скрывает, что на создание его методологии оказали влияние восточные учения и единоборства. GTD можно рассматривать как один из видов современных единоборств, который позволяет человеку успешно побеждать в мире, полном стрессов, насыщенных информационных потоков и всевозможных отвлечений.

Новая редакция книги – это самостоятельное произведение. Добавлены две новые главы и много информации, учитывающей сегодняшние реалии мира информационных технологий. Перевод сделан заново, с нуля. Особенное внимание было уделено унификации терминологии. По всем спорным моментам при переводе на русский язык мы обращались напрямую к Дэвиду. Перевод получился максимально аутентичным и близким к оригиналу по существу.

С того момента как я освоил GTD и существенно облегчил свою жизнь, моей мечтой было помочь другим узнать и принять систему Аллена. После долгих лет самостоятельного изучения я прошел все этапы сертификации системы у самого Дэвида, получив статус мастер-тренера по его методологии. В этом году мы с Дэвидом пришли к решению, что Россия заслуживает того, чтобы знакомиться и обучаться методологии GTD так же, как это происходит во всех цивилизованных странах, – не через разовые и, к сожалению, очень редкие в России авторские выступления, а путем систематического обучения на официальных лицензионных тренинговых программах.

Нельзя добиться реальной продуктивности за один присест, просто прочитав книгу или послушав выступление спикера. Нужна система практических занятий под руководством опытных специалистов. Несколько лет назад Дэвид создал такую систему поддержки и внедрения GTD, которая была апробирована и разошлась в стандартном, лицензированном формате в более чем 60 странах мира. Теперь она доступна и в России. Мы много и тщательно работали над адаптацией системы к российским условиям.

Желаю каждому читателю с помощью проверенной жизнью технологии GTD сделать свою жизнь комфортной, наполненной значимыми для него событиями и обустроенной по собственному вкусу, избавившись от суеты, спешки, неудовлетворенности.

Искренне ваш,

Дмитрий Иншаков,

глава представительства Getting Things Done® в России

www.gtdrussia.ru

Посвящается Кэтрин, моему удивительному партнеру в жизни и в работе

Предисловие автора к новому изданию

Вы держите в руках переработанное издание книги «Как привести дела в порядок», впервые опубликованной в 2001 году. Я фактически заново набрал текст от начала до конца, чтобы поправить содержание и стиль изложения, устранить неполную или устаревшую информацию, а также все, что мешало бы этой книге стать действенным руководством «на века», которое можно было бы использовать во всем мире и которое не потеряло бы своей актуальности в XXI веке и даже дольше. Я также хотел добавить самые интересные сведения о применении методологии Getting Things Done, о чем узнал после первого издания этой книги. Они касаются моего собственного более глубокого понимания эффективности методики и областей ее применения, а также того, как она была воспринята другими людьми, когда о ней начали узнавать во всем мире.

Что не потребовало изменений, так это фундаментальные принципы и основные техники. По мере работы над новым изданием я укрепился во мнении, что описанные мной принципы достижения продуктивности без стресса и наиболее успешные методы их применения нисколько не изменились и не изменятся в обозримом будущем. Чтобы команда космонавтов приземлилась на Юпитере в 2109 году, она должна будет руководствоваться теми же самыми принципами для сохранения контроля над ситуацией и фокуса, к которым люди прибегают сегодня. Им по-прежнему в том или ином виде потребуется корзина «Входящие» (об этом я расскажу далее) для сбора незапланированной потенциально важной входящей информации, чтобы быть уверенными в собственных решениях. На это они будут обращать внимание во время первой высадки. А принятие решения по следующему действию всегда будет залогом успешного выполнения любой задачи, независимо от ее масштаба.

Однако многое в нашем образе жизни и работы изменилось с момента первого издания этой книги. В связи с этим я внес необходимые коррективы в основной материал и поделюсь мыслями о том, что показалось мне новым и интересным. Мои рекомендации будут полезны и тем, кто впервые услышал об этой методологии, и преданным поклонникам GTD^[1], читавшим первое издание и желающим быть в курсе всех изменений.

Что нового

Есть несколько ключевых областей из разряда «нового», которые повлияли на пересмотр содержания.

Развитие цифровых технологий

Справедливость закона Мура (способность к обработке цифровой информации увеличивается экспоненциально с течением времени), равно как и социальные и культурные последствия все более тесной интеграции цифрового мира в нашу повседневную жизнь, не перестает удивлять, восхищать и даже озадачивать нас. Однако поскольку методология Getting Things Done в первую очередь имеет дело с содержанием и значением того, чем нам нужно управлять, будь то цифровой формат или бумажный, развитие технологий практически не затрагивает сути методологии. Просьба, полученная по электронной почте, с точки зрения того, как вы будете ее выполнять, фактически ничем не отличается от устной просьбы об услуге.

Однако проводной/беспроводной мир усложнил применение основных техник сбора, организации и оценки того, что является важным. Сегодня у нас появился доступ ко множеству суперинструментов и приложений, появляющихся практически ежедневно. В то же время это многообразие возможностей может обернуться тем, что наши «предохранители» продуктивности просто перегорят от такой нагрузки. Необходимость держать ситуацию под контролем и эффективно использовать постоянно развивающиеся технологии вносит значительный стресс в правильное управление рабочим процессом.

Я изменил некоторые свои предыдущие рекомендации относительно того, какие инструменты оптимально соответствуют выполнению конкретных задач в условиях новой цифровой и мобильной реальности. Я также убрал большинство ссылок на конкретные программные продукты, которые имелись в первом издании. Из-за высокой скорости инноваций в данной области любое конкретное программное обеспечение легко может устареть, обновиться или быть замененным чем-то абсолютно новым к тому моменту, когда вы об этом прочитаете. Я решил не участвовать в этой гонке, а сосредоточиться на общей модели.

В этом издании я пытался решить вопрос, какого внимания заслуживают бумажные материалы и инструменты (особенно при сборе, хранении справочной информации и временном хранении для дальнейшего обдумывания), так как многие представители молодого поколения пришли к убеждению, что могут обойтись без бумажных источников в принципе. Рискуя показаться старомодным, я решил оставить без изменений большинство этих рекомендаций из первого издания, поскольку многие потенциальные читатели нового издания, по крайней мере частично, пользуются бумажными материалами. Примечательно, что среди наиболее продвинутых пользователей цифровых технологий^[2] растет интерес к использованию бумажных носителей. Время покажет, сможем ли мы когда-нибудь полностью отказаться от этого способа передачи информации.

Мир, который постоянно «на связи»

Меня часто спрашивают, какие новые рекомендации GTD может предложить людям, которые в условиях мобильного мира постоянно «на связи».

Ничто не ново, за исключением того, как часто это происходит.

С необходимостью часто обрабатывать большие объемы потенциально важной информации в прошлом сталкивались, вероятно, только великие люди, такие как Наполеон, когда вел свою армию завоевывать Европу, или Бах, когда сочинял музыку, или даже Энди Уорхол^[3], когда решал, что нарисовать или выставить в галерее. Сегодня все образованное население нашего цифрового мира без остановки воспринимает потенциально «важную» – или хотя бы релевантную – информацию. Легкость доступа к этой информации благодаря технологиям одновременно наделяет нас новыми возможностями и несет угрозы в плане объема получаемой информации, ее скорости и изменчивости. Если вы начинаете сгорать от любопытства, когда слышите сирены экстренных служб по соседству или на вечеринке хотите узнать, о чем оживленно беседует компания на другом конце комнаты, у вас есть все шансы стать жертвой бесконечных и мощных отвлекающих факторов, которые обеспечивают вам ваши персональные технологии. Будет ли ваш опыт использования этих технологий в целом позитивным или негативным, зависит в первую очередь от применения методов, описанных в этой книге.

Глобализация методологии GTD

Меня часто спрашивают, можно ли применять методологию GTD в иных культурных контекстах. Мой ответ всегда – уверенное «конечно». Основное послание этой книги настолько внутренне соответствует человеческой сути, что применять эту методологию могут все люди независимо от места их проживания, пола, возраста и особенностей темперамента. Конечно, у каждого человека своя причина использовать эту методологию и представление о том, какой цели она будет служить. Чаще всего людьми руководят стремление улучшить свою жизнь, упорядочить работу, а также интерес к саморазвитию. Полагаю, потребность использовать GTD в большей мере роднит вас с несколькими сотнями тысяч людей по всему миру, чем с вашим соседом или даже двоюродным братом!

Любой, кто хочет успевать больше, чем сейчас, имеет возможность делать это проще и изящнее, чем хранить все в голове.

С момента первой публикации книги информация о методологии GTD распространилась по всему миру. Первое издание было переведено более чем на тридцать языков. Во многих странах наша компания предоставляет франшизу на проведение тренинговых программ на основе этого метода. Если я был относительно уверен в кросс-культурном характере этой методологии, когда писал книгу, то прошедшие годы окончательно и бесповоротно укрепили мою уверенность.

Подход, охватывающий больше читателей и пользователей

Первоначальным стимулом к написанию книги «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» стало мое стремление создать руководство по использованию методологии, которую я сформулировал, протестировал и применял преимущественно на корпоративных тренингах и программах по развитию. По своим примерам, стилю оформления (на фотографии на обложке я был в галстуке!) и внутреннему ощущению эта книга изначально и главным образом была адресована управленцам, руководителям, специалистам высокого уровня. Хотя я уже тогда понимал, что ее содержание будет в равной степени полезным для домохозяек, студентов, священнослужителей, свободных художников и даже пенсионеров, именно работающие специалисты проявили очевидный интерес к способу повышения своей персональной продуктивности при сохранении здравого рассудка. Этот способ помог справиться с приближавшейся информационной лавиной и стремительными и значительными изменениями, которые претерпевал деловой мир.

Getting Things Done – не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справляться с работой и личной жизнью.

Сегодня очень многие люди проявляют заинтересованность в том, чтобы достигать высоких результатов, сохраняя спокойствие и контроль над ситуацией. Появилось осознание, что существует не просто одноразовый рецепт «тайм-менеджмента» исключительно для профессионалов, а методика образа жизни, помогающая справиться с новыми обстоятельствами, с которыми столкнулось большинство из нас. Я регулярно получаю благодарности от самых разных людей из всех уголков мира и рассказы о том, как изменилась их жизнь, когда они начали применять принципы GTD. Это побудило меня переработать первое издание.

С этой точки зрения я вынужден признать, что даже название этой книги звучит не совсем корректно: создается впечатление, что я каким-то образом выступаю за то, чтобы работать больше и дольше, чтобы больше успевать. На самом деле эта книга не столько о том, как привести дела в порядок, сколько о том, как это сделать правильно: она помогает принять верное решение, что делать в каждый конкретный момент, и уменьшить тревогу и стресс по поводу того, что вы не делаете. Ясность и психологическая свобода, возникающие вследствие этого процесса, могут быть полезны многим людям, а не только профессионалам, занимающимся развитием своей карьеры.

Для полного воплощения процесса GTD нужен более осознанный подход к тому, сколько на это потребуется времени и энергии, а для его поддержания необходимо изменить свои привычки.

Некоторые из наиболее интересных подтверждений ценности применения моих методов пришли из самых неожиданных мест. В том, что методология GTD принесла огромную пользу для их жизни и работы, признались глава крупнейшей в мире финансовой организации, популярный американский комик, самый популярный американский радиоведущий, руководитель крупной европейской группы компаний, один из наиболее успешных голливудских режиссеров. Удивительными для меня были отзывы духовных служителей самых разных конфессий. Отвечая за дела духовные, они остро нуждались в способах эффективно сконцентрироваться на делах мирских и освободить себя от стресса повседневных забот, связанных с прихожанами. Студенты, дизайнеры, врачи – список приверженцев методологии GTD бесконечен.

За многие годы я понял, что все мы в одной лодке и здорово иметь возможность очертить размах использования методологии GTD и включить всех ее пользователей.

Увы! Как бы ни было просто делать то, что я предлагаю в этой книге, я неожиданно столкнулся с двумя явлениями: 1) количество информации и рекомендуемые действия многими читателями воспринимаются как чрезмерные даже для того, чтобы просто начать воплощать методологию на практике; 2) у большинства людей уходит довольно много времени на то, чтобы выполнение самых основных принципов вошло в привычку.

Поскольку я продолжаю выступать против упрощения этой модели и ее деталей, не уверен, что хоть когда-нибудь смогу прислушаться к мнению «слишком много информации для восприятия». Первое издание книги включало подробные руководства и рекомендации, как в полном объеме использовать эту методологию в личной жизни и в работе, и я сохранил их здесь. Теперь я знаю, что поначалу это кажется слишком большим объемом информации, чтобы его можно было усвоить за один раз. Тем не менее я не могу отказаться от инструкций, как интегрировать эту методологию в вашу повседневную жизнь, если вы хотите ею воспользоваться.

Все то, что хоть чего-то стоит в этой жизни, требует практики. По сути, сама жизнь – не что иное, как одна долгая практика, бесконечное усилие по совершенствованию наших движений. Когда вы понимаете правильные механизмы практики, задача изучения чего-либо нового превращается в радостный и спокойный опыт без стресса, в процесс, который определяет все области вашей жизни и предлагает правильную перспективу для всех жизненных сложностей.

Томас Стернер, психолог, писатель

Если бы вы хотели научиться играть в теннис, я бы познакомил вас как минимум с концепцией игры, разными уровнями мастерства и с тем, сколько уроков и тренировок потребуется, чтобы их достичь. В главе 15, которая дополнительно появилась в этом издании, я попытался пролить свет на масштаб и глубину игры, представленной мной, чтобы вы чувствовали себя более комфортно, используя из прочитанного хотя бы то, что можете в данный момент. В этом издании книги я старался изложить информацию максимально просто, понимая потенциальную сложность вашей задачи реорганизовать свои персональные практики и системы. Все дело в том, чтобы двигаться постепенно.

В любом случае главная сложность заключается в том, чтобы эти методы стали набором привычек; чтобы довести навыки до такого уровня, когда они будут требовать минимальных сознательных усилий и станут частью повседневного процесса поддержания физического и ментального пространства в порядке. Признаться, я не эксперт в том, как нужно менять привычки: я занимался изучением и совершенствованием методов продуктивности без стресса^[4]. Составляющие методологии GTD, связанные с поведением, довольно просты и знакомы каждому. Насколько сложно записать что-то; определить, каким должен быть следующий шаг для решения этой задачи; сделать напоминание об этом в списке и затем просмотреть его? Практически все признают необходимость подобных действий, и только единицы достаточно последовательно выполняют их, чтобы чувствовать себя комфортно. Одним из самых больших сюрпризов для меня за эти годы стало то, как сложно бывает людям внутренне осознать необходимость постоянно выбрасывать из головы все ненужные раздражающие факторы.

Исследования по когнитивистике^[5] подтверждают эффективность методологии GTD.

Я больше не чувствую себя вопиющим в пустыне, как это было в начале века, потому что с тех пор появились научные данные, подтверждающие принципы и методы, описанные в этой книге. В добавленной главе 14 («Методология GTD и когнитивная наука») рассматриваются некоторые из этих исследований.

То, что заслуживает существования, заслуживает и того, чтобы о нем знать, потому что знание – это отражение существования. Вещи означают и существуют одинаково.

Фрэнсис Бэкон, философ

Если вы узнали о методологии впервые…

…и если вы прочитали до этого места в предисловии, вероятно, вы заинтересовались и хотели бы попробовать применить что-то на практике. Эта книга структурирована как практическое руководство: она напоминает поваренную книгу, где изложены базовые принципы, представляются разные этапы процесса приготовления блюд и сервировки стола, а также приводится достаточно рецептов, чтобы дать возможность приготовить бесконечно разнообразное меню будущих обедов. Можете начинать читать прямо со следующей главы. Многие подтверждают, что принципы GTD стоит проработать и применять на практике. А можно просто полистать эту книгу, останавливаясь на отдельных абзацах.

Если вы уже знакомы с методологией Getting Things Done…

…эта книга все равно окажется для вас новой. Многие годы, пока эта информация была доступна в самых разных формах, каждый, кто возвращался к этим материалам повторно, неизменно воспринимал их абсолютно иначе, чем в первый раз. Даже люди, перечитавшие книгу пять раз, признавались, что каждый раз она открывалась им с новой стороны. Это очень похоже на то, когда вы читаете руководство по какой-то программе через год, после того как уверенно научились пользоваться основами. Вы удивитесь и придете в восторг, осознав, какие крутые штуки вы можете (и могли) делать без особых усилий. Вы не видели этих возможностей раньше, поскольку вам нужно было обратить внимание совсем на другие аспекты, чтобы наладить всю систему.

Независимо от того, сколько раз вы, возможно, читали предыдущее издание книги или участвовали в любых семинарах, коучинговых сессиях, вебинарах, слушали подкасты или другие презентации этих материалов, вы все равно найдете для себя что-то новое в этом исправленном издании. Я вам это обещаю.

Getting Things Done (GTD) в 2019 году: обновленный взгляд на то, как добиться стресса-F …

Джори Маккей

Джори — писатель, стратег по контенту и отмеченный наградами редактор Unsplash Book. Он вносит свой вклад в Inc., Fast Company, Quartz и другие.

24 мая, 2019 · 13 мин чтения

Что вам нужно сделать сегодня? Это простой вопрос, который может быстро отправить вас в состояние стресса, пропитанного потом.

Конечно, в вашем ежедневном списке есть задачи.Плюс планирование вашего следующего спринта. Ой! Позже у вас будет встреча с генеральным директором, к которой вам нужно подготовиться. И… Что это? Извините, только что пришло срочное электронное письмо, в котором вам нужно … Черт … Кто-то только что написал вам в чате об ошибке … О чем мы снова говорили?

С учетом того, насколько наши дни наполнены неразберихой, отсутствием ясности и постоянно конкурирующими приоритетами, неудивительно, что мы изо всех сил пытаемся добиться цели. Но так быть не должно.

Что, если бы у вас была система повышения производительности, которая помогла бы вам отслеживать и расставлять приоритеты всему, что вам нужно сделать, чтобы вы могли сосредоточиться на самом важном: выполнении задач. И что может быть лучше для этого, чем метко названная Getting Things Done (GTD) Дэвида Аллена?

В этом посте мы познакомим вас с основами того, что такое GTD и как вы можете реализовать его в своей жизни, чтобы вы были организованы, продуктивны и свободны от стресса всего за несколько минут.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

Что заставляет дела делаться? Значение GTD, история и предыстория

Выполните быстрый поиск в Google, и вы обнаружите, что «Getting Things Done» — это на самом деле две вещи: книга-бестселлер и рабочий процесс (оба созданы гуру продуктивности Дэвидом Алленом).

Впервые опубликованная в 2001 году с пересмотренной версией в 2015 году, книга и сопутствующая система сосредоточены на одной центральной теме: организации всех «вещей», борющихся за ваше внимание, чтобы вы могли принимать разумные решения, правильно расставлять приоритеты и выполнять целенаправленную работу без стресс.

Цель GTD — дать вам 100% уверенность в том, что вы собрали и классифицировали все свои задачи, идеи и проекты, от расплывчатого, чрезмерно амбициозного «запустить бизнес на миллион долларов» до более конкретного «подготовить повестку дня для встреча на следующей неделе ».

Как описывает это Аллен:

Внедрение GTD снимает чувство подавленности, вселяет уверенность и высвобождает поток творческой энергии. Он обеспечивает структуру без ограничений, управляя деталями с максимальной гибкостью.

Для этого система Аллена следует довольно простой методологии:

• Захватывайте все, что привлекает ваше внимание
• Определите следующие действия, которые нужно предпринять
• Организуйте по категориям и контекстам
• Используйте регулярные напоминания, чтобы держать вас в курсе
• Настройте регулярные проверки, чтобы система не развалилась

На практике GTD помогает не только справляться с внешними отвлекающими факторами современного рабочего места, но и с теми, которые находятся в вашей голове.Как, по словам профессора Калифорнийского университета в Ирвине Глории Марк, , мы можем прервать нас с такой же вероятностью, как и внешний источник.

Инструмент управления проектами, который нравится разработчикам и менеджерам.

Используя GTD, вы, по сути, отдаете свою память на аутсорсинг, чтобы вместо назойливых напоминаний в неподходящие моменты (почему — это ) вы думаете о том, чтобы послать дополнительное письмо Дебби из отдела маркетинга во время ужина со своим семья?), вы можете быть уверены, что все, что вам нужно сделать, находится в одном месте и имеет приоритет по истинной важности, поэтому вы всегда знаете, что делать дальше.

Мы так же часто прерываем себя, как и нас прерывает внешний источник.

Не существует необычных приложений или «хаков», которые заставили бы вас устанавливать таймеры или следовать строгим правилам. Однако это не означает, что эту систему легко реализовать. Успешное завершение работы требует значительных предварительных вложений, а также приверженности постоянному отслеживанию, управлению и проработке всего всего, что встречается на вашей тарелке.

Хотя это вложение означает, что многие люди считают GTD слишком сложным или сложным, мы покажем, насколько это на самом деле не так уж и плохо, и как небольшие предварительные вложения, которые вы должны вложить do , окупаются в огромной степени.

Зачем вам нужен GTD: ваша рабочая память может работать только так много

Так почему вы должны думать об использовании такой системы, как GTD? Помимо очевидных преимуществ большей организованности, есть довольно убедительные научные данные о преимуществах «Getting Things Done».

Во-первых, давайте поговорим о небольшой вещи, называемой рабочей памятью.

Рабочая память — это часть мозга, которая активна, когда вы работаете над определенным проектом. Ваш разум начинает собирать соответствующие воспоминания, идеи, идеи, знания и контекст о проекте в одном месте, где вы можете «поработать» над ним.

Получите всех на одной странице. С Планио.

Проблема в том, что наша рабочая память не может вместить столько. Хуже того, он не очень хорош в блокировке всех тех срочных вещей, которые приходят вам в голову (например, не забывать брать молока после работы или что вам нужно забрать детей из класса карате в 16:45 в следующий вторник). Фактически, американский психолог Джордж Миллер обнаружил, что в среднем человек могут одновременно удерживать в своей рабочей памяти только семь «элементов» информации.

Что еще хуже (и несколько иронично), стресс может ухудшить нашу рабочую память. Так что чем больше вы нервничаете из-за того, что вспомните все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы запомните.

Чем больше вы нервничаете, вспоминая все, что вам нужно запомнить, тем меньше вы будете помнить.

GTD дает отдых вашей рабочей памяти. Вместо того, чтобы забивать ценное ментальное пространство полу-воспоминаниями, нечеткими идеями и расплывчатыми примерами: «Я должен что-то сделать… но что!» С GTD вы можете быть уверены, что все находится там, где должно быть, и у вас есть напоминания, которые помогут вам не сбиться с пути.

Как следует из названия книги, это способ (почти) добиться продуктивности в вашей жизни без стресса.

Рабочий процесс «Getting Things Done» за 5 шагов

Так как же «Getting Things Done» выглядит на практике? Как и некоторые другие рабочие процессы, которые мы описали в предыдущем посте, GTD представляет собой серию шагов и утверждений «если-то», которые помогают направлять ваш день, сохранять организованность и оставаться продуктивными. Это не значит, что это конкретное пошаговое руководство. Напротив, это изменение в том, как вы думаете и справляетесь с обязанностями.

Не позволяйте электронной почте загромождать ваш почтовый ящик.

На высоком уровне GTD включает этап приема , на котором вы собираете и уточняете задачи, проекты и идеи. Этап организации и расстановки приоритетов , на котором вы решаете, над чем и когда работать, а также устанавливаете сроки и напоминания, чтобы не сбиться с пути. И, наконец, этап action , на котором вы прорабатываете свои приоритеты и, как следует из названия, добиваетесь своего.

Одна из замечательных особенностей GTD заключается в том, что ее можно сделать настолько просто или сложно, насколько вы хотите.Вы можете использовать ручку и бумагу или более мощный инструмент управления проектами (например, Planio!), Чтобы отслеживать свои задачи. Система действительно не зависит от инструментов. Но есть несколько вещей, которые вам нужно сделать , чтобы заставить его работать:

• Календарь или где-то еще, чтобы установить напоминания и сроки и оставаться в курсе
• Время каждый день / неделю / месяц для размышлений, очистки свой список и переориентируйте задачи

Вот и все. Все просто, правда? Давайте углубимся в основы настройки вашей системы Getting Things Done:

GTD Шаг 1. Захват

Первый шаг в GTD — это захват всего «материала», занимающего ваше внимание.Это означает основные задачи, электронные письма, на которые вам нужно ответить, домашние дела, напоминания о разговоре с людьми, идеи для романов, имена для потенциальных домашних животных… (Вы уловили идею). Думайте об этом как о своем списке «в».

Маленькое, большое, личное, профессиональное … GTD все равно! Единственное, что имеет значение, это то, что вы можете быстро и легко добавить эти элементы в свой список . Никакого трения. Никаких сложных рабочих процессов. Достаточно одной кнопки или записи на листе бумаги.

Например, предположим, вы решили использовать инструмент управления проектами, такой как Planio, для отслеживания всего, что вам нужно делать (вы мне уже нравитесь!). Вы можете добавлять новые задачи или идеи в Planio одним щелчком мыши, нажав кнопку + кнопку в верхнем левом углу экрана проекта (или в мобильном приложении, если вы в пути).

Попасть в ♥ с Project Management. Попробуйте Planio.

Каждая задача может включать столько или меньше деталей, сколько вы хотите, от базового описания до приоритета, контекста, категорий и файлов.

Когда вы впервые начнете использовать систему GTD, вам понадобится час или два, чтобы записать все, что вы можете придумать, что вы хотите, что вам нужно или нужно сделать. Это открытых контура вашего мозга, которые возвращаются, чтобы отвлекать вас, когда вы пытаетесь сосредоточиться. Вот две идеи, которые помогут вам выполнить как можно больше задач:

• Сделайте «дамп мозга» для каждой части своей жизни: Выберите область своей жизни и просто начните записывать все, что вы хотите, что вам нужно, или хотел бы сделать.Мне нравится начинать с целей более высокого уровня и планов на будущее в моей профессиональной и личной жизни, а затем переходить к задачам, которые необходимо выполнить для каждой из них.

• Поговорите со своей командой, друзьями и экспертами, чтобы заполнить пробелы: Вероятно, вы не сможете сразу вспомнить все, что хотите сделать. Поэтому рекомендуется взаимодействовать с людьми, которым вы доверяете, чтобы они рассказали вам о ваших целях и потребностях. Обсудите общие цели и попросите их помочь вам разбить их или разобрать идеи.

Здесь важно то, что вы убираете всего, . Не сдерживайте и не подвергайте цензуре то, что вы добавляете в этот список. Теперь мы займемся его обрезкой.

GTD Шаг 2: Уточнение

Если вы потратили несколько часов на написание, вы, скорее всего, сейчас смотрите на список задач, выполнение которых может занять всю жизнь. Так что же нам делать? Мы проясняем, обобщаем, делегируем и расставляем приоритеты, какие из них мы действительно хотим выполнить.

В GTD прояснение вашего списка — это непрерывный процесс, который может занять некоторое время, чтобы вы могли осмыслить.Чтобы упростить задачу, давайте разберемся на несколько золотых правил.

Превосходно управляйте проектами и будьте любимы своими товарищами по команде.

Правило № 1 — Работайте со своим списком один за другим и в том порядке, в котором они появляются .

Это довольно просто. Не пропускать и не сдаваться. Просто найдите время и прочтите свой список.

Правило № 2 — Спросите, применимо ли это для каждого элемента? (т.е. вам нужно сделать что-то ?)

Если ответ отрицательный, у вас есть несколько вариантов:

1. Выбросьте его (если он вам больше не нужен.)

2. Сохраните его в качестве справочного материала (если вы действительно думаете, что он вам понадобится в будущем. Например, у меня есть папка «для чтения» на моем рабочем столе, где я храню документы или идеи, которые я хочу вернуть. в)

3. Инкубируйте его (если вы в чем-то не уверены. Оставьте его или установите напоминание в вашем календаре, чтобы использовать его позже). следующий шаг и добавьте их в свой «Список действий»

   Недостаточно знать, что вам нужно что-то сделать, вам нужно знать, точно, какие действия необходимо предпринять в следующем , чтобы приблизиться к вашей цели.Аллену ясно, что это должны быть действия физических и визуальных . Поэтому вместо «организовывать обзор спринта» запишите «по электронной почте всем членам команды с датой, повесткой дня и пунктами действий для собрания по обзору спринта». Каждый попадает в ваш «Список действий».

   Эта «предварительная обработка» элементов гарантирует, что ваш список будет полон задач и идей. вы можете работать * сейчас, *, поэтому, когда приходит время работать, упор делается на действие. Не размышления.

   Правило № 3.5 — Сделайте все, что займет 2 минуты или меньше, прямо сейчас.

   Умственные издержки, связанные с отслеживанием простых задач, таких как «отправить Джен письмо с напоминанием о завтрашней распродаже выпечки», часто требуют больше усилий, чем простое выполнение задачи. Так что найдите минутку, чтобы просмотреть свой список действий, и сделает все, что займет всего пару минут .

   Никогда не пропустите еще один крайний срок. Попробуйте Planio.

   Правило № 4 — Делегируйте там, где это возможно.

   Цель GTD — убедиться, что вы делаете правильно вещи.Но есть большая вероятность, что ваш список действий наполнен задачами, которые вам не обязательно выполнять. По возможности (и уместно) делегируйте эти задачи другим людям , а затем переместите их в список «Ожидающие» с напоминанием о том, кому они были делегированы, когда и крайний срок.

   В этом списке вы также можете отметить задачи, которые вам заблокированы, электронные письма, на которые вам нужно ответить, а также любые другие задачи, в которых вы полагаетесь, что кто-то другой сделает что-то за вас.

   Правило № 5 — Группируйте соответствующие элементы действий в проекты.

   Разбивка больших задач на шаги, требующие выполнения, часто может затруднить понимание общей картины.Но GTD не только для пунктов списка дел. Чтобы отслеживать более крупные проекты, в которых может быть множество небольших задач, требующих выполнения, добавьте их в свой список проектов — специальное место, где можно отслеживать, над какими проектами вы работаете, какие задачи необходимы и какой прогресс вы достигли. Вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы убедиться, что в вашем списке действий есть хотя бы одна действенная задача из каждого проекта.

   А теперь вернемся к нашему примеру Planio GTD. Одной из замечательных функций Planio является возможность назначать отдельные задачи конкретным проектам или родительской задаче.Таким образом, все ваши задачи связаны таким образом, который имеет смысл в контексте проекта.

   GTD Шаг 3. Организуйте

   Наверное, кажется, что все, что мы делали до сих пор, — это организация. Но мы не собираемся останавливаться на достигнутом. Затем давайте еще больше уточним наш Список действий. Однако, прежде чем мы это сделаем, давайте кратко рассмотрим все списки, которые у нас должны быть в настоящее время настроены:

   • Список действий: Все, что нам нужно, что мы хотим или должны сделать. Задачи написаны в виде четких физических и видимых действий, которые необходимо выполнить.
   • Ожидание списка: Все, что мы делегировали или ожидаем от кого-то другого (либо потому, что мы заблокированы, либо ждем ответов / информации / решений).
   • Список проектов: Напоминание о крупных проектах с разбивкой на следующие шаги и прогресс.

   Программное обеспечение для управления проектами, которое вы действительно захотите использовать.

   А теперь давайте добавим еще один: список когда-нибудь / может быть, . Здесь вы будете хранить свои идеи на миллион долларов или то, что вы хотите сделать в какой-то момент, но не хотите загромождать свои текущие списки.(Опять же, мы будем проверять этот еженедельный обзор, чтобы убедиться, что его приоритет не повысился.)

   Наконец, мы собираемся на поставить любую действенную задачу с жесткими сроками в нашем календаре. У некоторых элементов действий и задач жесткие сроки, должны выполнить их к . Для этого вам нужно либо переместить их в свой календарь и установить напоминания, либо установить крайний срок в инструменте управления проектами. В Planio вы можете назначить каждой задаче или проекту конкретный крайний срок или временные рамки, а затем переключиться на просмотр календаря , чтобы увидеть их на карте.

   Это кажется естественным моментом для разговора о важности напоминаний . Одна из главных целей GTD — не просто собрать задачи и прояснить их следующие шаги, но и снизить стресс от попыток запомнить их. Добавление крайних сроков и напоминаний в список действий и другие ключевые моменты гарантирует, что ваше подсознание не начнет зацикливаться на элементах в вашем списке.

   И, наконец, есть еще два аспекта организации ваших задач с помощью GTD, которые мы должны рассмотреть.Во-первых, мы не можем говорить об организации, не упомянув хотя бы приоритизация . Каждая задача должна каким-то образом осознавать ее важность. В нашем Руководстве по управлению задачами мы рассмотрим несколько методов приоритизации задач, но вот несколько простых способов: Использование нумерованной системы для отображения различных уровней важности, таких как A1, A2, A3, B1, B2, B3 и так далее…

4. Расставьте приоритеты по срочности и важности с помощью матрицы Эйзенхауэра

Завершите проекты вовремя и в бюджет. С Планио.

Во-вторых, GTD предлагает использовать что-то под названием Contexts . Проще говоря, контекст — это тег или заметка о задаче, которая позволяет вам быстро увидеть, как, когда, где и с кем эта задача должна быть выполнена. Базовая версия этого может быть «Дом», «Работа», «По делам», «Звонки», «Встречи» и т. Д. Каждый контекст успешно сообщает вам, где выполняется эта задача, и дает вам представление о том, когда вы будете решать ее в течение дня.

Контексты не обязательно должны зависеть только от местоположения. Вы можете добавлять людей, события, настроения, обязательства по времени… все, что поможет вам быстро выбрать задачи, которые имеют смысл для того места, где вы находитесь.

GTD Шаг 4. Отражение

Кажется, сейчас самое время подумать о том, где мы находимся. В течение нескольких часов вы перешли от кучи идей, задач, назойливых напоминаний, целей и проектов, кружащихся в вашей голове, к серии организованных и расставленных по приоритетам списков с четкими, действенными следующими шагами, которые помогут вам достичь ваших целей ,

Не только это, но вы также выполнили кучу небольших задач. Удалил неважное. Делегировал все, что мог. Отложите на время свои «когда-нибудь» задачи. И установите своевременные задачи в своем календаре с напоминаниями о том, когда они должны быть выполнены.

Короче говоря, вы перешли от подавленности к контролю.

Работы было много. Но единственный способ продолжить работу такой системы, как GTD, — это если вы будете за ней не отставать. Здесь в игру вступает еженедельный обзор.

Дэвид Аллен называет еженедельный обзор «решающим фактором успеха». Я думаю, это преуменьшение. Чтобы такая система, как GTD, имела смысл, она не может захватить вашу жизнь. Вот почему так важны короткие периоды регулярного осмысления, анализа и повторной оценки.

Откажитесь от электронных таблиц и начните действовать с помощью управления проектами.

Хорошее практическое правило — выделять 30 минут один раз в неделю на просмотр ваших текущих списков и просмотр . Помимо простой очистки и добавления новых задач, идей и проектов, вот краткое описание того, как может выглядеть еженедельное планирование GTD:

1. Начните со своего списка проектов: Каждое из «следующих действий» в списке то, что вы на самом деле хотите или должны сделать ? Если нет, переместите его (и, возможно, проект) в «Список на будущее».Если это так, переместите его в свой список действий.

2. Посмотрите на свой список на когда-нибудь: Изменились ли ваши приоритеты в отношении каких-либо проектов здесь? Если это так, переместите его в свой список проектов и убедитесь, что у него есть физический и видимый следующий шаг, готовый к работе.

3. Просмотрите свои «триггерные слова» : Это набор ключевых слов, которые заставляют ваш мозг задуматься о вещах, которые вы, возможно, забыли добавить в свою систему. Для вашей работы в этот список могут входить такие вещи, как начальник, менеджер, люди, к которым мне нужно вернуться, встречи на следующей неделе, проекты с установленными сроками и т. Д.

. Хорошая идея — выделить для этого время в пятницу днем. когда ваш разум свеж с прошлой недели или воскресенья, когда вы думаете о будущем.Опять же, цель здесь — обеспечить бесперебойную работу системы. Установите для своих отзывов временные рамки и придерживайтесь их.

Кроме того, ваши обзоры не обязательно должны быть только еженедельно. Если вы скептически относитесь к системе и чувствуете себя рассеянным, выделяйте 5 минут каждое утро, чтобы составлять свой ежедневный список дел и сравнивать его с другими списками, чтобы убедиться, что вы ничего не забываете.

Управляйте проектами как профессионалы. Попробуйте Planio.

GTD Шаг 5. Привлечение

Теперь вы готовы приступить к делу!

Просмотрите свои списки и выберите следующую действенную задачу, которая соответствует контексту, в котором вы находитесь, и работайте над ней.Когда вы закончите, у вас будет организованный и расставленный по приоритетам список задач, которые можно выполнить.

Больше никакой путаницы. Больше нет неуверенности в том, что нужно сделать и что наиболее важно. Теперь вы хорошо отлаженная машина для повышения производительности!

Что нужно для успеха с GTD в 2019 году

Getting Things Done впервые вышел в 2001 году, а это значит, что Дэвид Аллен писал в то время, когда не было смартфонов, Slack и безостановочного цифрового отвлечения. Хотя принципы GTD по-прежнему применимы, мир, в котором мы живем, кардинально изменился.

Итак, что вам нужно сделать, чтобы убедиться, что вы сможете успешно внедрить GTD в 2019 году?

1. Не останавливайтесь перед выбором: За последние два десятилетия произошел бум программного обеспечения, и легко подумать, что вам нужно найти «идеальный» инструмент для GTD. Но правда в том, что идеальный инструмент — это то, что вам подходит . Попробуйте ручку и карандаш. Или, если вы хотите иметь больше возможностей и лучше организовать свои задачи, используйте инструмент управления проектами, такой как Planio!

2. Имейте систему электронной почты: Электронная почта может отбить нас от наших продуктивных задач, как ничейный бизнес, и в наши дни просто необходимо иметь возможность добавить электронную почту в вашу систему GTD.Это может означать обработку вашего почтового ящика за день до еженедельного обзора (чтобы вас не перегружали) или выделение нескольких раз в неделю, чтобы попасть в нулевой почтовый ящик.

3. Начните с малого и создавайте оттуда: Поскольку все конкурирует за ваше внимание, может показаться невозможным даже начать работу с чем-то вроде GTD. В этом случае попробуйте минимальную версию, просто запечатлев кучу задач и идей для одной части вашей жизни, прояснив и упорядочив ее.

4. Не отвлекайтесь на еженедельный обзор: Вы упадете с повозки GTD, если ваши еженедельные обзоры будут слишком долгими. Один из способов быстро пройти через это — не отвлекаться. Положите телефон в другую комнату, установите компьютер в режим «Не беспокоить» и используйте какой-нибудь блокировщик отвлекающих факторов, чтобы не отвлекаться на социальные сети или YouTube.

5. Вознаградите себя, чтобы помочь выработать привычку к GTD: Если говорить об этом, GTD — это просто набор привычек, которые вы развиваете с течением времени.И, как и в случае с любой другой привычкой, единственный способ закрепиться — это если вы видите результаты и чувствуете, что они вознаграждены. Хотя технически система сама по себе является наградой, на ранних этапах вы можете захотеть соединить ее с чем-то еще, что вам нравится (например, вкусным кофе во время еженедельного обзора), чтобы сохранить приверженность.

Попрощайтесь с сверхурочной работой и ночами в офисе.

Системы повышения производительности не должны быть сложными

Существуют всевозможные системы, которые люди используют, чтобы работать более продуктивно.Но самое замечательное в «Getting Things Done» — это то, насколько это просто. Захватить. Прояснить. Организация. Reflect. Engage. Это оно.

Вместо набора жестких правил или сложных «уловок» GTD разработан для адаптации к вашей жизни. Это другой способ думать о продуктивности, который фокусируется на том, чтобы дать вам пространство для размышлений, сосредоточения внимания и работы над тем, что для вас важно, , без стресса.

.

Как сделать все: искусство продуктивности без стресса — Walmart.com

«,» tooltipToggleOffText «:» Нажмите на переключатель, чтобы получить

БЕСПЛАТНАЯ доставка на следующий день!

«,» tooltipDuration «:» 5 «,» tempUnavailableMessage «:» Скоро вернусь! «,» TempUnavailableTooltipText «:»

Мы прилагаем все усилия, чтобы снова начать работу.

• Временно приостановлено в связи с высоким спросом.
• Продолжайте проверять наличие.

«,» hightlightTwoDayDelivery «:» false «,» locationAlwaysElhibited «:» false «,» implicitOptin «:» false «,» highlightTwoDayDelivery «:» false «,» isTwoDayDeliveryTextEnabled «:» true «,» useTestingApi » » «ndCookieExpirationTime»: «30»}, «машинописный»: { «debounceTime»: «100», «isHighlightTypeahead»: «истина», «shouldApplyBiggerFontSizeAndCursorWithPadding»: «истина», «isBackgroundGreyoutEnabled»: «ложь»},» locationApi «: {» locationUrl «:» https: // WWW.walmart.com/account/api/location»},»oneApp»:{«drop2″:»true»,»hfdrop2″:»true»,»heartingCacheDuration»:»60000″,»hearting»:»false «}, «обратная связь»: { «showFeedbackSuccessSnackbar»: «правда», «feedbackSnackbarDuration»: «3000»}, «WebWorker»: { «enableGetAll»: «ложь», «getAllTtl»: «

0″}, «поиск»: {» searchUrl «:» / search / «,» enabled «:» false «,» tooltipText «:»

Скажите нам, что вам нужно

«,» tooltipDuration «: 5000,» nudgeTimePeriod «: 10000}}},» uiConfig «: { «webappPrefix»: «», «артефакт»: «колонтитул-приложение», «ApplicationVersion»: «20.0,31» , «applicationSha»: «0a9c8d5375dd69738aba01705560f50bff0b3ef2», «ApplicationName»: «колонтитул», «узел»: «981289269», «облако»: «Prod-аз-eastus2-14», «oneOpsEnv»: «продукты, приме- а», «профиль»: «ПРОД», «BasePath»: «/ GlobalNav», «происхождение»: «https://www.walmart.com», «apiPath»: «/ колонтитул / электрод / апите» , «loggerUrl»: «/ колонтитула / электрод / API / регистратор», «storeFinderApi»: { «storeFinderUrl»: «/ магазин / Ajax / предпочтительным-выпадающей»}, «searchTypeAheadApi»: { «searchTypeAheadUrl»: «/ поиск / автополная / v1 / » «enableUpdate» ложь «typeaheadApiUrl»: «/ машинописные / v2 / полные», «taSkipProxy» ложь}, «emailSignupApi»: { «emailSignupUrl»:» / счет / электрод / счета / API / подписаться «},» feedbackApi «: {» fixedFeedbackSubmitUrl «:» / клиент-опрос / отправить «},» каротаж «: {» logInterval «: 1000,» isLoggingAPIEnabled «: правда,» isQuimbyLoggingFetchEnabled «: правда,» isLoggingFetchEnabled «: правда,» isLoggingCacheStatsEnabled «: истинно},» окр «:» производства «},» envInfo «: {» APP_SHA «:» eca7c85bcf86d2be778c4c4e8858ed69d80778f9″ , «APP_VERSION»: «20.0.31-20200812_000751.0a9c8d537 «},» expoCookies «: {}}

,